Quels outils pour travailler efficacement à distance avec mes clients et mon équipe ?

L’agence KOMKOM est basée à Saint-Evarzec (29) près de Quimper dans le Finistère.

95 % de nos clients sont situés en dehors de la Bretagne et notre principale activité se trouve en ligne. Étant régulièrement en déplacement, avec l’équipe nous avons l’habitude de la gestion à distance. Je vous dévoile donc ici nos outils, nos méthodes, qui pourront peut-être vous servir pour continuer votre business en télétravail.

1 – En télétravail avec le client

Vous aviez l’habitude de rendre visite régulièrement à vos clients ? Le confinement nous impose un autre type de contact, moins proche mais pas impossible. Voici quelques outils qui vont changer votre vie pro et que vous garderez peut-être pour l’avenir ?

Le téléphone & les e-mails

Ce sont nos premiers modes de communication avec nos clients aujourd’hui. Au moment où le repli sur soi est imposé, il peut être important pour son activité professionnelle de garder le contact avec ses clients. Le téléphone & l’e-mail restent les outils prioritaires pour les échanges clients.

Skype, Facetime, Messenger, WhatsApp

Pour rendre les échanges avec vos clients encore + conviviaux, vous pouvez utiliser ces outils disposants de la fonction caméra. Vous pourrez alors partager un échange sympathique avec votre client depuis votre bureau, votre canapé ou votre terrasse. Vous le faîtes ainsi renter dans votre intimité et cela peu renforcer
encore plus le lien de proximité avec votre client.

Les groupes Facebook

Le groupe Facebook est un excellent outil pour fédérer autour d’un sujet, d’une passion, d’une activité. Depuis le début du confinement j’ai vu naître de nombreux groupe Facebook. Du côté de chez KOMKOM, c’est un outil que nous avons commencé à exploiter depuis le début de l’année pour nos clients. Il permet de rester en contact avec les membres d’une équipe d’une même enseigne ou d’un même secteur d’activité et de transmettre et partager des informations, de poser des questions,  de réfléchir ensemble sur des thématiques, un super outil d’intelligence collective à distance, et puis, il permet de diffuser des vidéos en live !

Entre autres les groupes que nous gérons, je vous invite à découvrir « Les Joyeuses Entrepreneuses », créé à mon initiative pour aider les femmes entrepreneuses à se découvrir et à développer leur business grâce à internet et au Réseaux Sociaux.

2 – En télétravail avec l’équipe

Slack

C’est notre outil fétiche, adopté dès le début de la création de KOMKOM en 2016. On ne communique que par Slack entre les membres de l’équipe, fini les emails ! Nos conversations sont organisées par thématique, nous avons créé une chaine de discussion par client par exemple. Et puis, nous avons aussi des chaînes de discussion plus « fun » ou nous partageons de l’humour, des musiques, parce que chez KOMKOM on adore la musique & l’humour !  Enfin, nous avons une chaine de discussion « Happy News », où sont diffusées toutes les bonnes nouvelles. Vraiment l’outil est indispensable pour nous et encore plus en travaillant à distance, nous utilisons la version gratuite et elle nous suffit. La version payante permet notamment de retrouver un historique des conversations.

Asana

Mis en place il y a un peu plus d’1 an chez KOMKOM, cette plateforme payante (10,99€ HT/mois pour le premier palier), nous permet de gérer les différents projets et missions en attribuant des tâches à chaque membre de l’équipe permettant ainsi un suivi. C’est un outil indispensable pour nous organiser dans nos tâches quotidiennes avec l’équipe. Et lorsque d’une tâche est terminée, on
aime voir la petite licorne s’envoler 🦄

Zoom

Cela faisait un moment que je voulais passer en mode abonnement avec Zoom et c’est fait depuis 15 jours ! J’ai pris la version à 60 € HT/mois. Zoom me permet d’organiser des conférences avec l’équipe tout en partageant mon écran. Il me permet aussi d’organiser des formations & conférences en ligne et des lives sur Facebook.

Cloud, OneDrive, GoogleDrive

Tous les fichiers de travail sont sur un serveur sécurisé accessible par l’ensemble de l’équipe, ceci a été mis en place dès la création de KOMKOM. C’est indispensable que chacun puisse accéder à l’ensemble des contenus des clients de l’agence et travailler sur des documents communs. Par exemple, nous pouvons travailler à plusieurs, en même temps, sur un document PowerPoint.

Et voilà, alors qu’est ce qui a changé pour nous ?

Pas grand chose en réalité à part que nous ne prenons plus notre pause-café ou déjeuner ensemble mais on se fait une pause visio où on parle de tout sauf de boulot dans la journée.

Chaque lundi, je me fais le planning de la semaine et chaque matin, nous faisons un point ensemble sur les tâches prioritaires de la journée. Pour cela, nous utilisons soit Zoom, soit slack. Grâce à Asana, nous savons si la tâche est achevée ou non. Et si l’un d’entre nous n’arrive pas à avancer sur sa tâche, il le fait savoir et l’équipe lui prête main forte !

On continue nos exercices quotidiens que nous avions mis en place avant le confinement, mais cette fois c’est chacun chez soi. C’est notre moment « toutouyoutou ». L’idée étant de lever les yeux de l’écran et de faire de l’exercice pour faire du bien au corps et à la tête.

• Le matin vers 11h00, on se fait une séance assis/debout sur notre chaise pendant 1 minute.
• Après le repas, un petit exercice digestif de fitness, accompagné par la célèbre musique de Véronique & Davina. Chaque jour, c’est un membre différent de l’équipe qui prend la casquette de coach sportif. En cette période de confinement, on le fait en visio, ça marche aussi !
• Puis, vers le milieu d’après-midi, un petit exercice de respiration ou cohérence cardiaque pour se recentrer et être dans l’instant.

A cela, on a ajouté une petite nouveauté pour apporter un peu de fun, on se lance des défis ludiques. Par exemple : prendre une photo qui illustre par une chanson ce qu’on a fait de notre week-end, notre état d’esprit du moment ou encore notre chanson favorite ! L’équipe se prend au jeu et prend en plus du plaisir. Je terminerai là-dessus car pour moi, le travail doit être avant tout du plaisir et ça n’enlève en rien l’efficacité, bien au contraire !

Voilà, vous savez tout, enfin presque !
Bon confinement.
Morgane